Narzędzia, bez których nie wyobrażam sobie zarządzania projektem
Ostatnio miałam okazję prowadzić szkolenie z szalenie ciekawym człowiekiem. W trakcie naszego spotkania BIMowego zaczęliśmy dyskutować o tym co powinno się znaleźć w skrzynce z narzędziami projektanta związanego z BIM. Mowa tu nie tylko o programach AEC, czyli o kombajnach wspierających tworzenie dokumentacji. Myśleliśmy raczej o dodatkowych narzędziach, które pomogą Ci prowadzić projekty lub zespół, skorygują zarządzanie nimi, usprawnią komunikację lub będą stanowić wsparcie spotkań koordynacyjnych. Bo przecież zawód projektanta nie ogranicza się jedynie do wykonywania dokumentacji projektowej, nieprawdaż? Zapraszam Cię, mam nadzieję, na ciekawą serię artykułów opisujących narzędzia, które wspierają, głównie prace architekta, ale również innych inżynierów związanych z budownictwem. W końcu BIM wymusza szukania ciekawostek ze świata branżowego i technologicznego, ciągle.
Zarządzanie projektem
Zanim zacznę wyjmować z dzisiejszej skrzynki pojedyncze narzędzia to parę słów o zarządzaniu projektem. Przez projekt rozumie się przedsięwzięcie podejmowane w celu wytworzenia unikalnego wyrobu lub dostarczenia unikalnej usługi, które posiada jakiś poziom trudności, jest rozłożony w czasie i składa się z serii zadań do wykonania przez zespół. Wprowadzenie BIM ma za zadanie uporządkowywać zarządzanie projektem budowlanym poprzez sprawnie przeprowadzane procesy. Cechą charakterystyczną projektu jest jego liniowe i rosnące nasycenie informacjami. Graficznymi i niegraficznymi. Do tego BIM narzuca odpowiednie zarządzanie zespołem projektowym, prace zgodnie z przyjętymi standardami, przypisanymi odpowiedzialnościami i wykonywanie przydzielonych zadań. Nie zależnie od wielkości projektu i ilości osób w zespole. Porządek w zadaniach musi być.
Aplikacje, które dziś Ci pokażę działają w oparciu o tzw. work breakdown structure, czyli na strukturze podziału pracy. Jest to hierarchiczny opis działań i zadań, które jest niezbędne do realizacji celu projektu. W odniesieniu do branży budowlanej (np. budowa domu) SPP wyglądać może tak:
Czy jak widzisz, SPP dzieli projekt na coraz mniejsze zdania, które są łatwiejsze w zarządzaniu. Każde zadanie rozkładasz aż do momentu uzyskania prawidłowego poziomu szczegółowości, czyli rozłożenia na coraz mniejsze czynniki pierwsze. Takie rozpisanie zadań daje podstawę do planowania i monitorowania postępów projektu. Umożliwia to również dokładniejsze przypisanie osoby odpowiedzialnej za wykonanie konkretnego zadania oraz czasu jego realizacji. Takie małe taski łatwiej kontrolować, wykonać i reagować wcześniej w razie wystąpienia problemu.
RODZAJE APLIKACJI
Aplikacji do zarządzania projektem jest wiele. Masz w czym wybierać. Zanim padnie ostateczna decyzje, sprawdź samodzielnie, która z nich jest dla Ciebie najbardziej intuicyjna, która nie sprawia Ci problemów w implementacji oraz którą zaakceptuje i wdroży Twój zespół. Każda z nich działa w oparciu o zasady zarządzania projektem, które omówiłam wyżej. Dlatego też przedstawię Ci dzisiaj trzy złote rybki, które mogą spełnić Twoje życzenie o dobrze zarządzanym projekcie – Asana, Trello i Nozbe.
ASANA
Asana jest według moich obserwacji jednym z najczęściej wybieranych aplikacji do zarządzania projektami i zespołem pośród projektantów. Dzięki niej najprawdopodobniej wyeliminujesz komunikację mailową w swoim zespole, co jest ważnym elementem projektów BIM. Pracę w Asanie możesz dowolnie porządkować. Może zacząć od stworzenia zespołów, który tworzysz w oparciu o jego mocne strony. I tu warto wspomnieć, że w projektach BIM (ale nie tylko) kluczowe jest, aby przypisać prawidłowo zadania do osoby w zespole. Tak, aby w najlepszy sposób wykorzystać umiejętności zespołu i zwiększyć efektywność wykonywania projektu. W ramach zespołów utworzonych w Asanie tworzysz projekty, które opracowujesz właśnie z tym zespołem. Możesz dodawać załączniki, komentarze i wiele innych. Program sam w sobie jest naprawdę intuicyjny i przejrzysty, ale musisz umieć język angielski, chociaż w podstawowym poziomie, gdyż aplikacja nie jest w języku polskim (do wyboru masz również m.in. francuski, niemiecki). Co jest ogromnym plusem tego narzędzia to zaawansowany sposób wyszukiwania według różnych kluczy, czyli łatwo jest wrócić do jakieś notatki po drobnych strzępkach informacji. A teraz wyobraź sobie, że taką informację musisz znaleźć gdzieś wśród swoich notatek, karteczek (o ile takie notatki posiadasz). Asana niesamowicie mi się przydała, kiedy tworzyliśmy w pracowni pierwszy standard projektu w Revit. Zadania obejmowały obszary, które wymagają przeanalizowania i uwzględnienia jak np. tworzenie rodzin lub udostępnianie pracy. Dopiero po rozdzieleniu tego na jeszcze mniejsze zadania okazało się jak wiele pracy przed nami!
Ile kosztuje:
Asana ma oczywiście wersję płatną i bezpłatną. Przy pierwszym logowaniu masz dostęp do 30-dniowej, darmowej wersji premium. Asana ma 4 podstawowe pakiety: Basic (darmowa wersja), Premium (10,99$ za miesiąc), Business (24,00$ za miesiąc), Enterpise (po uzgodnieniu). Plan można zmienić w dowolnej chwili. Przy pierwszych projektach pakiet Basic spokojnie spełni Twoje oczekiwania.
TRELLO
Trello jest aplikacją którą ja sama używam na co dzień, do ogarniania projektów dotyczących własnego wszechświata prywatnego ale również zawodowego. Bardzo dobrze sprawdziło się u mnie przy tworzeniu kursu online „Skuteczna i sprawna koordynacja. Obsługa Autodesk Navisworks”. Dzięki temu dało się zapanować nad ogromną ilością rzeczy które trzeba było wykonać jak np. nagrania wideo, pliki ćwiczeniowe z Navisworks, szata graficzna, składanie platformy i wiele innych. Trello jest aplikacją bardzo intuicyjną i prostą w obsłudze. Nie wiem czy wiesz, ale jest to produkt który powstał jako startup, który we wrześniu 2011 roku, Magazyn Wired nazwał tę aplikację jz „7 najfajniejszych startupów, o których jeszcze nie słyszałeś”. Nadaje się do prowadzenia własnego podwórka jak i spraw zawodowych.
Jak działa trello?
Jak tablice Kanban. A czym one są? Są narzędziem wizualnym, które jest formą uproszczonej komunikacji zespołowej, której zadaniem jest zwiększenie produktywności i eliminacja chaosu nie tylko w komunikacji zespołowej. Tablica składa się z kolumn ze strumieniem wartości, na której umieszcza się uporządkowane kartki z czynnością.
Trello działa właśnie na takiej zasadzie. Wydaje się to zbyt uproszczone narzędzie? Nic mylnego. Dobrze skonfigurowane parametry i współdzielenie to z zespołem i możesz skutecznie zarządzaj projektem. Praca w Trello opiera się na tablicach, listach i kartach. Poniższa grafika pokaże Ci jak wygląda aplikacja z aktywną kartą zadania:
Tablice i zespoły:
Tablice odpowiadają danym elementom projektu. Ja zespoły traktuje jako obszary które wymagają planowania czyli: firmowe, rzeczy codzienne lub moje prywatne projekty dodatkowe. W wersji darmowej do każdego zespołu możesz przydzielić maksymalnie 10 tablic. To jak to podzielisz jest dowolne.
Listy:
Teraz trochę wyjaśnienia bardziej szczegółowego jak pracuje się na tablicy Kanban. Listy są zbiorami kart (czyli Twoich zadań do wykonania). Listy możesz dowolnie przenosić, potraktować jako powielany szablon dla konkretnego zadania. Karty możesz dowolnie nazywać: do zrobienia, w toku, gotowe.
Również użyć aplikacji do organizowania spotkań, czyli stworzyć listę (w formie kart), które należy umówić podczas kolejnego spotkania danej karty możesz przypisać osobę która będzie o tym mówić oraz termin tego spotkania, który pojawi Ci się na kalendarzu Trello. Tak przygotowane spotkanie ułatwia również prowadzenie takiej rozmowy przez koordynatora (lub jak kto woli, osoby która spotkanie prowadzi), bo w trakcie trwania spotkania możesz przerzucać poszczególne karty między kartami, dokładnie widząc co zostało wykonane.
Karty:
Jeśli już mamy listy, możesz do nich przypisać karty. Na tablicy Kanban zazwyczaj są one w formie kolorowych karteczek post-it. Te karteczki elektroniczne są zdecydowanie wygodniejsze w obsłudze niż te analogowe. Do każdej karty możesz nadać tytuł, opis, listę zadań, przypisać konkretną datę i godzinę, komentować, dodawać załączniki i wiele innych.
Karty można traktować również jako kamienie milowe projektu. Każdą kartę można komentować. Jest to przydatne jeśli pracujesz w zespole.
Ile kosztuje:
Ponownie Trello, posiada wersję płatną i bezpłatną. Myślę, że dla małych zespołów lub rozwiązań indywidualnych spokojnie wystarczy Ci wersja bezpłatna. Na początku spokojnie wystarczy to dla Ciebie i zespołu opracowującego jakiś projekt. Wersja płatna tzw. Business Class to koszt 12,5$ miesięcznie (lub 10$ w rozliczeniu rocznym).
Jeśli chcesz się dowiedzieć szczegółowo, co oferują poszczególne pakiety, porównać ich możliwości przejdź tutaj
NOZBE
Na koniec udowodnię Ci, że Polacy nie gęsi i swoją aplikacje mają. A co ciekawe aplikacja ta bardziej znana jest na świecie niż w naszym rodzimym kraju. O czym mowa? O Nozbe! Jest to aplikacja którą stworzył Michał Śliwiński i służy do zarządzania projektami i czasem i jest to 100% polski pomysł i produkt. Do tego powstała w 2007 roku.
Cechy charakterystyczne aplikacji:
Głównym celem aplikacji jest pomaganie zespołom w komunikowaniu się poprzez zadania do wykonania, aby mogli działać efektywniej tak aby pogodzić pracę z życiem prywatnym. Brzmi kusząco? Aplikacja jest w pełni mobilna i responsywna, dostępna na każde urządzenie. Współpracuje z innymi aplikacjami takimi jak Evernote, dokumenty Googla, Dropboxa, Boxa i wielu innych. Co również istotne to fakt, ze infrastruktura aplikacji została zaprojektowana z myślą o bezpieczeństwie danych użytkownika.
Ogólny opis:
Przede wszystkim na samym początku trzeba powiedzieć, że Nozbe możesz wykorzystać jako osobiste narzędzie dla ogarniania własnego wszechświata (Nozbe Personal) lub do zarządzania zespołem (Nozbe Teams). Niezależnie od typu aplikacji pracujesz na zadaniach, które musisz wykonać zgodnie z przydzielonym priorytetom (przydzielanym ręcznie lub automatycznie), terminem wykonania, odpowiedzialnością.
Lista zadań jest powiązana z „Projektem”, który składa się zdecydowanie z określonej ilości zadań. W odniesieniu do dużych projektów zespołowych: projekt zostaje rozpisany na coraz mniejsze zadania, do których przydziel rozpisujesz duży projekt na coraz mniejsze zadania, odpowiedzialności, czes realizacji, priorytet. Do tego wszystkiego Nozbe ułatwiło Ci życie na wstępnie bo nie dość że ma sporą bibliotekę filmów instruktażowych w jaki sposób efektywnie działać na aplikacji to również wymyślił opcję „Szablony”. Można tu tworzyć standardowy schemat działania na projektach który jest powielany np. organizacja spotkania koordynacyjnego.
Ile kosztuje:
Na samym początku muszę Ci powiedzieć jedną rzecz. Jeśli chcesz ogarnąć swoje obowiązki, w tym te służbowe to spokojnie wystarczy Ci Nozbe Personal. Idealnie też pasuje ta aplikacja jeśli prowadzisz small buisness. Jeśli jednak rozwijasz się mocno i ilość projektów i osób ma status rosnący wówczas warto rozważyć Nozbe Teams. Ale zanim przejdziesz z jednej aplikacji na drugą warto skorzystać z darmowej konsultacji zespołu Nozbe, której wachlarz pomocy jest naprawdę imponujący.
Nozbe personal ma wersję darmową, a Nozbe temas ma formę darmową do 5 projektów i 5 osób w zespole.
Masz możliwość przetestowania wersji premium przez 30 dni, za darmo. Wystarczy że się zarejestrujesz na stronie aplikacji. Potem zdecydujesz czy pozostajesz przy wersji premium czy darmowej, oczywiście z ograniczeniami chociaż w ilości prowadzonych jednocześnie projektów. Pakiet premium ma 3 pakiety: Solo/duo, Small Business oraz Business, których cena zależy od ilości administratorów projektu (czytaj więcej). Najmniejszy koszt to 19zł w pakiecie solo. Myślę, że warto sprawdzić możliwości, tak potężnego narzędzia, które tak naprawdę nie jest drogie w porównaniu do innych zagranicznych produktów. A przy tym wspierasz polski produkt, co jest wartością dodaną.
A dodatkowo:
A że podcasty są teraz czymś na topie, to polecę Ci jeden z nich w odniesieniu do Nozbe. Chcesz się dowiedzieć m.in.: dlaczego warto uczyć się delegowania zadań i obowiązków, skąd się wziął pomysł na stworzenie aplikacji gdy na rynku były bliźniacze produkty i o tym jak ona powstawała? Zachęcam Cię do odsłuchania tego podcastu 👉 WNOP20: Inwestowanie we własną firmę.
Którą rybkę złowić?
Nie ma złych narzędzi do zarządzania projektem. Żeby ogarnąć chaos w zarządzaniu sobą i projektem, trzeba stworzyć „combo” narzędzi i ich funkcji. Sprawdź, przetestuj i dostosuj do swoich potrzeb, wówczas znajdziesz dla najlepiej skrojone narzędzie dla siebie i Twojego zespołu. Warto jest jednak pamiętać, że komunikacja wewnętrze zespołu coraz prężniej wchodzi do aplikacji tego typu a ewakuuje się z tradycyjnej, mailingowej. Do tego jak widzisz nie musisz wydawać od razu fortuny żeby sprawdzić która aplikacja jest dla Ciebie i dla zespołu najlepiej przystosowana. Sprawdź testuj i działaj efektywnie!
Pamiętaj też że nie musisz się ograniczać do jednej aplikacji.
Myślę, że zanim zaczniesz śmigać jako koordynator projektów swoich i w zespole możesz spokojnie korzystać z darmowych wersji oprogramowania.
Jedną z aplikacji możesz wykorzystywać do zarządzania własnym podwórkiem, a inną do kierowania zespołem lub projektami.
Czym się kierować przy wyborze narzędzi z tej skrzynki basic:
– język na platformie
– darmowe pakiety
– wielkość zespołu
Powodzenia!
Źródła grafik:
Inżynier aplikacji BIM
Joanna Grafka