Ciemna strona koordynacji
Wyzwanie i przesunięcie swojej strefy komfortu oraz maksymalne skupienie, przy solidnej dawce stresu. Takim prostym stwierdzeniem mogę opisać swoją pierwszą koordynację międzybranżową. Myślicie, że potem było lepiej? Niestety nie było. Dziś ten proces pokażę Ci z innej perspektywy – wspomnienie własnego doświadczenia.
Jedno z większych wyzwań w procesach projektowych to dla mnie zawsze była wzajemna weryfikacja pracy uczestników projektu oraz realizacji założeń projektowych w zestawieniu z wymaganiami Inwestora. Na studiach tego nie uczą, a i w trakcie zbierania doświadczenia zawodowego, koordynacja nie jest w zasięgu osób z małym doświadczeniem, gdyż waga tego procesu jest zbyt wielka. Młodzi inżynierowie kreślą niezliczone ilości detali, tworzą zestawienia powierzchni, wymiarują rysunki, uczą się składać ogromne arkusze rysunku do formatu A4 i powtarzają lekcje z podstawówki numerując kolejne strony dokumentacji. Z biegiem czasu, nawet gdy ich zakres obowiązków się powiększa, a i zawodowa pewność siebie staje się silniejsza, w pierwszym zderzeniu z koordynacją międzybranżową stają się bezbronni. Zmora projektantów, czyli koordynacja międzybranżowa, prawie zawsze zwiastuje na horyzoncie kłopoty. Nie tylko związane z zawartością merytoryczną projektu, ale również w komunikacji między projektantami. Czemu się tak dzieje? Znasz to z własnego doświadczenia? Oto jeden z rozdziałów thrillera: „Życie zawodowe projektanta”.
Czym jest koordynacja międzybranżowa?
Żeby te zapiski nie były rozbudowane, to postaram się tą definicję maksymalnie skrócić. Koordynacja międzybranżowa to proces, w którym łączysz pracę kilku branż ze sobą (np. opracowanie architektury z konstrukcją i systemami wentylacyjnymi) i sprawdzasz, czy pomiędzy tymi opracowaniami występują jakieś kolizje. Weryfikujesz również czy zapewniona jest przestrzeń montażowa i serwisowa oraz czy nie będzie przeszkód w użytkowaniu elementów wyposażenia lub kolizji między nimi, czy nie ma zbędnych komponentów.
Projekt ma być wykonany w taki sposób, aby był w pełni użytkowy po jego realizacji – tak jednym zdaniem. A co się na to składa to już oddzielny materiał na artykuł. W koordynacji 2D scalasz ze sobą pliki typu *dwg, natomiast w koordynacji 3D koordynujesz ze soba modele trójwymiarowe np. *rvt. Proces ten w życiu zawodowym to prawdziwy horror oraz pole do wielu konfliktów między zespołami.
Epizod 1 – pierwsze podejście do koordynacji = strach i panika
Miałam to szczęście, że na swojej ścieżce zawodowej trafiałam na prawdziwych mentorów, którzy z chęcią a nie pod przymusem dzielili się swoją wiedzą. Jest to rzadkość. Dlatego też, moja pierwsza koordynacja miała miejsce dość szybko i dotyczyła sprawdzenia kolizji między opracowaniem architektury, a projektem instalacji elektrycznej w budynku objętym ochroną konserwatorską. Oczywiście w przestrzeni 2D. Pierwsze podejście to czarna magia. Wtedy też pierwszy raz zobaczyłam jak wygląda branżowe opracowanie projektu. Do sprawdzenia rozmieszczenie lamp i wysokość ich montażu, ale dla mnie to było wyzwanie porównywalne z przebiegnięciem 10 km bez przygotowań. Bałam się przy tym dość prostym zadaniu (z obecnej perspektywy) wielu rzeczy m.in., że nie wywiążę się z powierzonego zadania, że narażę biuro na koszty związane z opóźnieniem oraz, że gdy polegnę – więcej nie dostanę ważnego zadania i samodzielnego tematu. Jakby tego było mało, to czego nie do końca wiedziałam lub była jakaś niejasność, musiałam rozwiązać poprzez rozmowę z projektantem, co dla mnie było to jak wejście na Mount Everest.
Teraz taką koordynację, na takim obiekcie, wykonałabym w przeciągu 2 godzin. Wtedy zajęło mi to 8. Stres i lęk przed tym, że każda z tych kolorowych kreseczek i krzaczków ma swoją cenę w rzeczywistości, nie ułatwiała mojej pracy. A do tego, tworzony harmonogram nieuchronnie wskazywał termin oddania projektu, a tu kolejne błędy i niedomówienia. Jak poprosić o zmianę elektryka, żeby go „nie urazić”. Groza tej sprawy wiązała się nie tylko z odpowiedzialnością za powierzone zadanie, ale i chęcią wykonania ich zgodnie ze sztuką budowlaną. Kolejny temat już czekał w kolejce więc zespół musiał przyspieszyć. Stres rozpraszał, przeszkadzał, a goniący termin ściskał żołądek. Dziś wiem, że można część z tych rzeczy uniknąć oraz, że to był mały naprawdę mały zakres rzeczy, który projektant musi sprawdzić koordynując pracę kilku zespołów projektowych. Gdy okazało się, że koordynacja tego konkretnego zagadnienia skończyła się pomyślnie, poczułam ogromną ulgę! Byłam pod ogromnym wrażeniem architekt prowadzącej, która to wszystko była w stanie ogarnąć, a przy tym mnie czegoś nauczyć. To dopiero początek, tej wyboistej drogi.
Epizod x – kolejna koordynacja, tym razem połączeni 3D i 2D
Skończyliśmy jeden temat, a drugi już zaczął się z opóźnieniem. Piątek, kolejne zaskoczenie – nowy temat mamy modelować w Revicie i „robić go w BIM”. Zastanawiałeś się kiedyś jak wdrożyć BIM, nawet w niewielkim zakresie? Na pewno nie tak jak my. Nowe wyzwanie? A i owszem! Ekscytacja? Ogromna! Przyspieszenie pracy? Wykluczone! Rzeczywistość a oczekiwania? No cóż…kurtyna milczenia. To na tym projekcie nauczyłam się jak nie pracować w BIM. Samo tworzenie modelu i jego komponentów było bardzo czasochłonne, bo uczyliśmy się na tutorialach. Na nich jakoś wszystko wychodziło jednym kliknięciem. O tym mogę napisać oddzielny wpis, materiału z tego doświadczenia miałabym na dość długi felieton. Ale sprawa koordynacji. Gdy przyszło nam do koordynacji opracowań branżowych… No cóż, nie tak sobie wyobrażałam pracę w środowisku 3D. My jako zespół eksportowaliśmy rysunki z modelu 3D do dwg i w tym środowisku wykrywaliśmy kolizje. Na płasko, z zaznaczaniem w chmurkach kolizji i komentarzami, na oddzielnej warstwie, a potem nanosząc to już na model cyfrowy. Zagmatwana sprawa, ale wtedy nie widzieliśmy innego sposobu. Do tego dochodzą naturalne błędy modelowania, w pierwszym projekcie. Kluczem do sukcesu tej koordynacji, była cierpliwość i odpowiednie warstwy w Autocadzie, które wszyscy w zespole respektowali – taki zalążek standardów projektowych i koordynacyjnych. Nie mniej jednak, jako zespół mieliśmy wrażenie, że robimy dwa razy tą samą pracę.
Epizod z – przed wielkim finałem
Praca w innym zespole. Inna pracownia. Zdecydowanie większe doświadczenie zawodowe, ale ponownie praca w znanym formacie *dwg. Zadanie od szefa – „skoordynuj cały projekt i wszystkie branże”. Wielkie projekty – przebudowa z rozbudową zakładu produkcyjnego oraz biblioteki. Do tego pory robiłam tylko pojedyncze fragmenty koordynacji, pewne obszary ale na pewno nie całość. Chciałam wykonać powierzone zadania w sposób jak najbardziej profesjonalny. Ponownie strach zawitał do moich drzwi, choć tym razem nie poddam się mu tak łatwo. Telefon do mojej mentorki, z prośbą o jakieś złote rady do przeprowadzenia pełno branżowej koordynacji. Otrzymałam od niej, spis rzeczy które trzeba weryfikować sprawdzając branże. Uzbrojona w taką potężną broń, zaczęłam działać. Choć ta broń nie przewidziała czynnika ludzkiego, czyli stosunku zespołów projektowych do wykonywanych zadań. Ilość nieporozumień z tendencją rosnącą. Jednak pierwszą przeszkodą jaką napotkałam wtedy, że biuro nie posiada żadnych standardów projektowych.
Z jedną branżą było bardzo nie po drodze, bo mimo weryfikacji projektu, projektant uparcie nie zmieniał tego co zostało określone jako błąd. Dodajmy do tego, ustalanie zmian projektowych za zamkniętymi drzwiami, bez informacji dalej, albo nie przekazywanie maili. Ogromnym problemem był również, przez przypadek wysłany nie ten podkład co trzeba.
Z perspektywy czasu wiem, że goniący Cię termin nie sprzyja skutecznej współpracy. Że niejasne wytyczne projektowe, powodują sprzeczki między projektantami. Zagrożeniem było również nie osadzenie zakończenia w czasie, czyli każdy termin na się przesunąć. Nie wiele potrzeba do wzniecenia pożaru. Po raz kolejny zastanawiałam się czy nie ma innego sposobu? Czy nie można stworzyć unikalnego systemy weryfikacji projektu w pracowni? Unikatowe oznaczenia, procesy koordynacji, sposoby komentowania, przydzielania zadań, zakresu weryfikacji, klasyfikacja? Ile by było szybciej i sprawniej, gdyby w jakiś sposób to usystematyzować.
Finał
Chciałam Ci w tym artykule przedstawić swoje doświadczenie, choć to tylko ich ułamek. Na wszystkich tych projektach nauczyłam się wiele i wiele zapamiętam. Na pewno wiem czego nie robić. Człowiek najlepiej uczy się na swoich błędach. Ja wtedy nie wiedziałam, że można lepiej, szybciej i skuteczniej przeprowadzać koordynację międzybranżową. Często koordynacja sprowadzała się to do wielogodzinnych analiz rysunków i przepychania się z projektantami, żebyśmy mogli osiągnąć jakiś konsensus, a potem czekałam na skorygowane rysunki. W miedzy czasie projekt został już zmieniony. Przypominało to syzyfową pracę. Projekt wydawany do urzędu zawsze miał jakieś przestarzałe informacje, głownie dlatego, że termin oddania był na wczoraj. Pośpiech nigdy nie był dobrym doradcą. Brakowało również standardów przeprowadzania takich prac. Fakt przejścia na modele 3D i koordynację 3D, nie rozwiązała problemu, bo myślenie dalej zostało w płaskiej przestrzeni. Często nowe projekty zaczynały się z opóźnieniem. Wiele rzeczy można było zrobić lepiej.
Posiadanie wytycznych do koordynacji jest w moim odczuciu niezbędna, żeby nie powielać tych samych błędów wiele razy oraz żeby wiedzieć co należy robić. Pomaga to również łatwiej oszacować ilość potrzebnego czasu na te zagadnienia. Za każdym programem stoi człowiek i tylko prawidłowa komunikacja ma szansę doprowadzić projekt wytyczonego celu i sukcesu.
Tylko koordynacja przeprowadzona zgodnie z wytycznymi, w określonym zakresie, z odpowiednią tolerancją błędu ma szansę na sukces. Czy Ty takie elementy posiadasz? Jeśli nie to do dzieła! Trzymam za Ciebie kciuki!
Masz pytania? Skontaktuj się z nami!
Inżynier aplikacji BIM
Joanna Grafka